Az e-mail marketing azt jelenti, hogy rendszeresen és tervezetten írsz levelet azoknak, akik már ismernek: érdeklődőknek, akik ajánlatot kértek, és ügyfeleknek, akik már vásároltak tőled. A legtöbb kisvállalkozás az új ügyfelek megszerzésére költi a marketingpénz nagy részét, közben a meglévő érdeklődők és régi ügyfelek listája ott van egy táblázatban vagy a levelezőprogramban, és senki nem ír nekik.
Ebben a cikkben végigmegyünk azon, hogyan lesz az érdeklődőből vásárló úgy, hogy ehhez nem kell folyamatosan hirdetned. Megnézzük, milyen automatizált levelek segítik az értékesítést, mit küldj egy kisvállalkozói hírlevélben, hogyan szólítsd meg újra a régi ügyfeleidet, miért nem kell minden levélben eladni, és mire figyelj jogilag. A végén egy rövid listát kapsz, amivel holnap reggel elkezdheted.
Tartalomjegyzék
Miért éppen az e-mail marketing?
A közösségi oldalakon és a hirdetési felületeken a figyelem bérelt. A Facebook dönti el, hányan látják a bejegyzésedet, a Google pedig addig mutatja a hirdetésedet, amíg fizetsz. Az e-mail-lista ezzel szemben a tiéd: ha valaki feliratkozott, közvetlenül eljutsz hozzá, és ehhez nem kell kattintásonként fizetned.
A másik előnye, hogy olyanokat érsz el vele, akik már egyszer jelezték, hogy érdekli őket, amit csinálsz. Egy budapesti kozmetikai szalon vendégei, egy könyvelőiroda ügyfelei vagy egy nyelviskola korábbi diákjai sokkal közelebb vannak a következő vásárláshoz, mint egy idegen, aki először lát egy hirdetést. Az e-mail marketing erre a közelségre épít.
A hirdetésre ettől még szükséged lesz, mert az új érdeklődőket továbbra is hirdetés, keresőoptimalizálás vagy ajánlás hozza. Az e-mail marketing abban segít, hogy ezekből az érdeklődőkből több legyen vásárló, és a vásárlókból több visszatérő ügyfél. Hogy miért nem elég önmagában a hirdetés, arról az online hirdetésről szóló cikkünkben írtunk.
Hogyan lesz az érdeklődőből vásárló hirdetés nélkül?
A legtöbb szolgáltatásnál az első kapcsolatfelvétel és a vásárlás között eltelik egy kis idő. Valaki ajánlatot kér egy fürdőszoba-felújításra, aztán két hónapig gondolkodik. Egy cégtulajdonos letölti a könyvelőváltásról szóló útmutatódat, de csak az év végén dönt. Előfordul az is, hogy egy szülő megnézi a nyelviskola nyári táborait, aztán elfelejti.
Ha ezekben a hetekben semmit nem hallanak rólad, mert nincs e-mail marketinged, a döntés pillanatában nem feltétlenül rád fognak emlékezni. Ha viszont időnként kapnak tőled egy hasznos, rövid levelet, akkor amikor eljön az idő, a te neved lesz a fejükben. Az e-mail marketing ezt a köztes időszakot tölti ki.
Az út egyszerűsítve így néz ki:
- Az érdeklődő megadja az e-mail-címét, mert ajánlatot kér, letölt valamit, időpontot foglal vagy feliratkozik a hírlevélre.
- Kap egy azonnali, személyes hangú levelet, ami megköszöni, elmondja, mi fog történni, és kinek írhat, ha kérdése van.
- A következő napokban kap néhány hasznos levelet, amik a döntéséhez adnak segítséget: gyakori kérdések, referenciák, a munka menete.
- Rendszeresen kapja a hírleveledet, ami szakmai tippeket, szezonális információkat és alkalmanként ajánlatot is tartalmaz.
- Amikor kész a döntésre, válaszol egy levélre vagy foglal, mert addigra megismert és megbízik benned.
Automatizált e-mail marketing: levelek, amik segítik az értékesítést
Az automatizáció itt azt jelenti, hogy egy levelet egyszer megírsz, és a rendszer magától kiküldi, amikor valaki egy bizonyos lépést megtesz: feliratkozik, ajánlatot kér, vásárol vagy egy ideje nem jelentkezett. Ez az e-mail marketing leginkább „magától dolgozó” része, mert ha egyszer beállítottad, minden új érdeklődő megkapja.
Hat automatizált levél, amivel a legtöbb kisvállalkozás jól el tud indulni:
1. Üdvözlő levél feliratkozás után
Közvetlenül a feliratkozás után megy ki. Elmondja, mit fog kapni a feliratkozó, milyen gyakran, és ha ígértél valamit (letölthető útmutatót, kedvezményt), azt itt adod oda. Írd alá a saját neveddel, és kérd meg, hogy válaszoljon, ha kérdése van. Egy válasz egy valódi beszélgetés kezdete.
2. Utánkövetés ajánlatkérés után
Sok ajánlat azért nem lesz megrendelés, mert senki nem kérdez rá. Egy vidéki burkoló cég például beállíthatja, hogy az ajánlat elküldése után öt nappal menjen egy rövid levél: „Átnézted az ajánlatot? Ha bármi nem világos, vagy szeretnél módosítani rajta, írj vagy hívj.” Ez a levél udvarias, és sokszor pont ez hozza vissza a beszélgetést.
3. Időpont-emlékeztető
Kozmetikai szalonoknál, egészségügyi szolgáltatóknál és tanácsadóknál a lemondott vagy elfelejtett időpont kiesett bevétel. Egy előző napi emlékeztető a pontos idővel, címmel és parkolási tudnivalókkal sokat segít. Ha a foglalási rendszered ezt tudja, kapcsold be.
4. Köszönő és véleménykérő levél a munka után
A munka befejezése után néhány nappal köszönd meg a bizalmat, és kérj véleményt, például a Google Cégprofilodra. Az elégedett ügyfél szívesen segít, csak emlékeztetni kell. A vélemények a weboldaladon és a keresőben is erősítik a bizalmat.
5. Emlékeztető ismétlődő szolgáltatásra
Ha a szolgáltatásod rendszeresen ismétlődik (kezelés, karbantartás, éves bevallás, következő tanfolyami szint), az e-mail marketing egyik legjobb eszköze egy időzített emlékeztető. Egy könyvelőiroda februárban levelet küldhet a magánszemély ügyfeleinek a személyijövedelemadó-bevallás teendőiről, egy szalon hat héttel a legutóbbi kezelés után jelezheti, hogy ideje lehet a következőnek.
6. Újraaktiváló levél régi ügyfeleknek
Akik egy ideje nem vásároltak, azoknak egy személyes hangú levél: „Régen jártál nálunk, és szerettük volna megkérdezni, minden rendben van-e.” Erről lent részletesebben is írunk.
Ezeket a leveleket nem kell egyszerre megírnod. Kezdd az üdvözlő levéllel és az ajánlat utáni utánkövetéssel, mert ezeknél látod a leggyorsabban, hogy működik-e az e-mail marketinged. Ha szeretnéd, hogy ezt valaki megtervezze és beállítsa veled, nézd meg az e-mail marketing és automatizáció szolgáltatásunkat.
Hírlevél az e-mail marketingben: mit küldj kisvállalkozásként?
A hírlevél az e-mail marketing másik fele: rendszeres levél a teljes listának, vagy egy részének. Sok cégtulajdonos azért nem kezd bele az e-mail marketingbe, mert úgy érzi, nincs miről írnia. Valójában a mindennapi munkád tele van olyan témával, ami az ügyfeleidet érdekli.
Néhány ötlet iparáganként:
- Kozmetikai szalon: szezonális bőrápolási tanács, új kezelés bemutatása, mire figyelj nyáron a napozás előtt és után, mikor érdemes elkezdeni egy kezeléssorozatot.
- Könyvelőiroda: közelgő határidők, jogszabályváltozás közérthetően, gyakori hibák, amiket a vállalkozók a bizonylatoknál elkövetnek.
- Burkoló vagy építőipari cég: mikor érdemes felújítást tervezni, hogyan válassz csempét egy kis fürdőszobába, egy befejezett munka története fotókkal.
- Nyelviskola, felnőttképző: tanulási tipp, a következő tanfolyamok indulása, egy diák története, hogyan készülj a nyelvvizsgára.
- Tanácsadó, ügyvédi iroda: egy tipikus ügyféleset névtelenítve, egy gyakori kérdés hosszabb kifejtése, mire figyelj egy szerződés aláírása előtt.
Milyen gyakran küldj? Ez attól függ, mennyi használható témád van, és mennyi időd. Kisvállalkozásnál a havi egy hírlevél is jó kezdés, ha rendszeres. A gyakoriságnál fontosabb, hogy minden levélnek legyen egy jól érthető témája, és az olvasó érezze, hogy megérte megnyitni.
Az e-mail marketing hírlevél része lehet egészen egyszerű felépítésű: egy rövid, személyes bevezető, egy fő téma két-három bekezdésben, egy link a weboldaladra, ahol többet olvashat, és a végén egy finom lehetőség a kapcsolatfelvételre vagy foglalásra.
Miért nem kell mindenkit azonnal vásárlásra ösztönözni?
Ha minden leveled ajánlattal kezdődik és kedvezménnyel végződik, a feliratkozóid hamar megtanulják, hogy a leveleid reklámok. Egy idő után nem nyitják meg őket, vagy leiratkoznak. Az e-mail marketing akkor működik jól hosszú távon, ha a levelek többsége valami hasznosat ad: tudást, információt, egy jó ötletet.
Gondolj arra, hogy a listádon lévő emberek különböző helyen tartanak. Van, aki most kért ajánlatot, és két héten belül dönt. Más fél éve feliratkozott, és csak jövő tavasszal akar felújítani. A harmadik már ügyfeled, és elégedett. Ha mindenkinek ugyanazt az ajánlatot küldöd, a legtöbbjüknek nem lesz releváns.
A jobb megközelítés: a hasznos levelek építik a bizalmat, és amikor valaki készen áll, a leveleidből tudja, hogyan kereshet meg. Az ajánlat maradjon a levél végén, egy mondatban, és legyen olyan időszak, amikor kifejezetten ajánlatot küldesz, például egy szezon előtt. A bizalomépítésről a weboldalon a bizalomépítésről szóló cikkünk ír részletesen, és a leveleidre is sok minden igaz belőle.
Régi ügyfelek újraaktiválása e-mail marketinggel
Az e-mail marketing egyik leggyorsabban megtérülő része a régi ügyfelek megszólítása. Sok vállalkozásnak van egy listája olyan ügyfelekről, akik egyszer vagy néhányszor vásároltak, aztán eltűntek. Ők már ismernek, egyszer megbíztak benned, és sokszor csak azért nem jöttek vissza, mert elfelejtettek, vagy nem volt rá konkrét okuk.
Egy egyszerű újraaktiváló kampány három levélből állhat:
- Személyes megkeresés. Rövid levél a saját nevedben: rég nem találkoztatok, mi újság náluk, és hogy szívesen segítesz, ha szükségük van rád.
- Hasznos tartalom. Egy-két héttel később egy olyan levél, ami a korábbi vásárlásukhoz kapcsolódik: karbantartási tipp a burkolathoz, ápolási tanács a kezelés után, határidő a könyveléshez.
- Konkrét lehetőség. Ha addig nem jelentkeztek, egy levél egy konkrét ajánlattal vagy szabad időponttal, határidővel.
Egy budapesti kozmetikai szalonnál ez lehet egy levél azoknak a vendégeknek, akik fél éve nem foglaltak: egy új kezelés bemutatása és egy szabad időpont a következő hétre. Könyvelőirodánál ugyanez szólhat azoknak a korábbi érdeklődőknek, akik tavaly kértek ajánlatot, de nem szerződtek: egy levél az év eleji könyvelőváltás menetéről.
Fontos: az újraaktiválás csak azoknak mehet, akiktől van érvényes hozzájárulásod az ilyen levelekhez. Erről a jogi részben írunk.
Szegmentálás egyszerűen: nem mindenki kap mindent
A szegmentálás azt jelenti, hogy a listádat csoportokra osztod, és a csoportoknak a rájuk vonatkozó leveleket küldöd. Ez az e-mail marketing egyik legegyszerűbb módja annak, hogy a leveleid relevánsabbak legyenek.
Kisvállalkozásnál az e-mail marketing szegmentálásához nem kell bonyolult rendszer. Három-négy csoport általában elég:
- Érdeklődők, akik még nem vásároltak.
- Aktív ügyfelek, akik az elmúlt egy évben vásároltak.
- Régi ügyfelek, akik egy éve vagy régebben vásároltak utoljára.
- Szolgáltatás szerinti csoportok, ha nagyon különböző dolgokat csinálsz (például magánszemélyek és cégek, vagy felnőtt és gyerek tanfolyamok).
| Szempont | Hírlevél | Automatizált levél |
|---|---|---|
| Mikor megy ki? | Te döntöd el, rendszeresen | Amikor valaki lép valamit |
| Kinek szól? | A lista egészének vagy egy csoportnak | Egy embernek, egy adott helyzetben |
| Mi a célja? | Kapcsolattartás, bizalomépítés | Egy konkrét lépés segítése |
| Mennyi munka? | Minden levél külön munka | Egyszer megírod, utána fut |
| Példa | Havi szakmai levél | Ajánlat utáni utánkövetés |
GDPR és jogi alapok: mire figyelj az e-mail marketingnél?
Ez a rész a gyakorlati keretet adja, és nem helyettesíti a jogi tanácsadást. Ha bizonytalan vagy, kérdezz meg egy adatvédelemmel foglalkozó jogászt.
Magyarországon a gazdasági reklámról szóló törvény, a Grt. 6. §-a kimondja, hogy természetes személynek elektronikus levélben reklámot csak akkor küldhetsz, ha ahhoz előzetesen egyértelműen és kifejezetten hozzájárult. A hozzájárulás bármikor, indoklás nélkül és ingyenesen visszavonható, és a hozzájárulókról nyilvántartást kell vezetni.
Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) 7. cikke szerint a hozzájárulás visszavonását ugyanolyan egyszerűvé kell tenni, mint a megadását. A gyakorlatban ezek a legfontosabb szabályok:
- A feliratkozás legyen külön döntés. Az ajánlatkérő űrlapon a hírlevél-feliratkozás egy külön, alapból üres jelölőnégyzet legyen.
- Mondd el, mire iratkozik fel. Milyen leveleket kap, milyen gyakran, és hol olvashatja az adatkezelési tájékoztatót.
- Minden levélben legyen leiratkozási link, ami egy kattintással működik.
- Tartsd nyilván a hozzájárulásokat: ki, mikor, milyen űrlapon iratkozott fel. A legtöbb hírlevélküldő rendszer ezt automatikusan rögzíti.
- Ne vásárolj és ne kérj kölcsön listát. Az így szerzett címekre küldött reklámlevél jogilag és a kézbesíthetőség szempontjából is kockázatos.
A régi ügyfeleknél ez azt jelenti, hogy ha annak idején nem kértél tőlük hozzájárulást reklámlevelekhez, akkor először ezt kell rendezni. A munkával közvetlenül összefüggő levelek (az ajánlat, a számla, az időpont visszaigazolása) más megítélés alá eshetnek, de a hírlevél és a promóciós levél hozzájárulást kíván. Cégeknek küldött leveleknél is légy óvatos, mert egy név szerinti munkahelyi e-mail-cím is személyes adat.
A technikai oldalon a nagy levelezőszolgáltatók is szigorítottak. A Google levélküldőkre vonatkozó irányelvei szerint 2024. február 1. óta minden feladónak be kell állítania az SPF- vagy DKIM-hitelesítést, és a Postmaster Toolsban mért spamarányt 0,3% alatt kell tartania. Aki naponta 5000-nél több levelet küld Gmail-címekre, annak SPF, DKIM és DMARC is kell, valamint egykattintásos leiratkozás a marketinglevelekben. A Yahoo követelményei hasonlók, és azt is előírják, hogy a leiratkozási kérést két napon belül teljesíteni kell. Ezeket a beállításokat a webfejlesztőd vagy a tárhelyszolgáltatód segítségével érdemes elvégezni.
Mennyi idő és milyen eszköz kell az e-mail marketinghez?
Az e-mail marketing elindításához három dolog kell: egy hírlevélküldő rendszer, egy rendezett lista és egy kis rendszeres idő. A hírlevélküldő rendszer az a program, amiben a címeidet tárolod, a leveleket megírod, és ami a kiküldést, a leiratkozást és a statisztikát kezeli. Sima levelezőprogramból, másolatban küldött körlevéllel ezt nem érdemes csinálni, mert nincs benne leiratkozás, nyilvántartás és mérés.
Az idő a legtöbb cégtulajdonosnál szűkösebb, mint a pénz. Az automatizált leveleket egyszer kell megírni és beállítani, ez egy-két munkanap lehet a gondolkodással együtt. A havi hírlevél után nagyjából egy-két óra, ha előre megvan a téma. Ha ennyi időd sincs, az e-mail marketing azon a ponton szokott elakadni, hogy három hónap után elmarad a levél. Ilyenkor érdemes valakire rábízni a megírást, és te csak a szakmai alapanyagot adod.
Egy könyvelőirodánál például jól működik, ha az iroda vezetője havonta tíz percben elmondja, mi foglalkoztatja most az ügyfeleket, és ebből készül a hírlevél. Így a levél az ő hangján szól, de nem neki kell megírnia.
Hogyan méred, hogy működik-e az e-mail marketing?
Az e-mail marketing eszközei, a hírlevélküldő rendszerek sok számot mutatnak, de nem mindegyik egyformán fontos. A megnyitási arány például pontatlan lehet, mert egyes levelezőprogramok a képek automatikus letöltésével megnyitottnak jelölik a levelet akkor is, ha senki nem olvasta.
Ezeket érdemes figyelni:
- Kattintások: hányan kattintottak a levélben lévő linkekre, és melyikre.
- Válaszok: hányan írtak vissza. Kisvállalkozásnál ez sokszor a legértékesebb jel.
- Foglalások, ajánlatkérések, vásárlások, amik a levél után érkeztek. Ehhez a linkekben használj UTM-paramétert, hogy a Google Analytics külön mutassa a levelekből érkező látogatókat.
- Leiratkozások és spamjelölések: ha egy levél után kiugróan sokan iratkoznak le, nézd meg, mi volt benne.
Hogy ezek hogyan illeszkednek a többi marketingmutatódhoz, arról a marketing KPI-okról szóló cikkünkben írtunk.
Gyakori hibák az e-mail marketingben
- Csak akkor írni, amikor akciód van. Így a listád azt tanulja meg, hogy a leveled reklám.
- Mindenkinek ugyanazt küldeni. Az érdeklődő és a tíz éve visszajáró ügyfél más információt vár.
- Személytelen feladó. Az „info@” és a „Hírlevél” feladónév helyett írj a saját neveddel, vagy a kolléga nevével, aki a levelet írta.
- Túl hosszú, túl sok témát érintő levél. Egy levél, egy fő gondolat.
- Nincs automatizált utánkövetés. Sok ajánlatkérő elvész, ha senki nem kérdez rá.
- A technikai beállítások hiánya. SPF, DKIM és DMARC nélkül a leveleid könnyebben a spam mappában landolnak.
- Hozzájárulás nélküli lista. Ez jogi kockázat, és rontja a kézbesíthetőséget is.
Mit csinálj holnap reggel? Az e-mail marketing első lépései
- Gyűjtsd össze egy helyre az összes e-mail-címet, ami a rendelkezésedre áll, és jelöld meg, kitől van hozzájárulásod reklámlevelekhez.
- Nézd meg az ajánlatkérő és kapcsolatfelvételi űrlapodat: van-e rajta külön, alapból üres hírlevél-jelölőnégyzet?
- Írd meg az üdvözlő levelet: köszönet, mit fog kapni, milyen gyakran, és a te aláírásod.
- Az ajánlat utáni utánkövető levelet is fogalmazd meg, és állítsd be, hogy öt nappal az ajánlat után kimenjen.
- Írj fel tíz hírlevéltémát a következő tíz hónapra, a szezonod és az ügyfeleid kérdései alapján.
- Kérd meg a webfejlesztődet, hogy ellenőrizze a domained SPF, DKIM és DMARC beállításait.
Összegzés és a következő lépés
Az e-mail marketing a meglévő kapcsolataidból hoz többet: az érdeklődőkből több lesz vásárló, a vásárlókból több visszatérő ügyfél, és mindezt úgy, hogy ehhez nem kell minden alkalommal hirdetésre költened. A MarketingCTRL szemléletében a levelezés a marketingrendszer része, ami a weboldalra, a hirdetésre és a mérésre épül, és kiegészíti őket.
Ha szeretnéd, hogy megtervezzük veled az automatizált leveleket és a hírlevél rendszerét, nézd meg az e-mail marketing és automatizáció oldalunkat, vagy írj nekünk. Ha azt is szeretnéd látni, mennyi marketingköltséget érdemes egy-egy területre szánni, a marketing költségéről szóló cikkünk segít.
Gyakori kérdések
Kisvállalkozásként is megéri e-mail marketinggel foglalkozni?
Igen, sokszor éppen egy kisvállalkozásnál hozza a legtöbbet, mert a lista általában olyan emberekből áll, akik személyesen ismernek. Néhány száz feliratkozó is elég lehet ahhoz, hogy egy jól időzített utánkövető levél vagy egy szezonális hírlevél új foglalásokat hozzon. A kezdéshez egy egyszerű hírlevélküldő rendszer, két-három automatizált levél és havi egy hírlevél elég.
Milyen gyakran küldjek hírlevelet?
Annyiszor, ahányszor van valódi, hasznos mondanivalód, és ezt tartani is tudod. Kisvállalkozásnál a havi egy levél jó kiindulás. A rendszeresség fontosabb a gyakoriságnál: ha három hónapig nem írsz, aztán egy héten háromszor, az olvasók elbizonytalanodnak. Figyeld a leiratkozásokat és a válaszokat, ezek megmutatják, jó-e a ritmus.
Küldhetek hírlevelet a régi ügyfeleimnek, ha nem iratkoztak fel?
A Grt. 6. §-a szerint természetes személynek reklámot tartalmazó e-mailt csak előzetes, egyértelmű és kifejezett hozzájárulással küldhetsz. Ha a régi ügyfeleidtől nincs ilyen hozzájárulásod, előbb azt kell megszerezned, például a következő személyes találkozón vagy egy foglalásnál. Bizonytalan esetben kérd adatvédelmi jogász véleményét, mert a részletek a helyzettől függnek.
Mi a különbség a hírlevél és az automatizált levél között?
A hírlevelet te küldöd ki egy általad választott időpontban a listád egészének vagy egy csoportjának. Az automatizált levél akkor megy ki magától, amikor valaki megtesz egy lépést: feliratkozik, ajánlatot kér, vásárol, vagy egy ideje nem jelentkezett. Az e-mail marketing akkor működik a legjobban, ha a kettő együtt fut.
Melyik hírlevélküldő rendszert válasszam?
A választásnál nézd meg, hogy a rendszer tud-e automatizált leveleket küldeni, kezeli-e a csoportokat, magyar nyelvű-e a leiratkozási felület, rögzíti-e a hozzájárulásokat, és össze tudod-e kötni a weboldalad űrlapjaival. Érdemes olyat választani, amit te vagy a kollégád is magabiztosan használ, mert a rendszeres levelezés a kezelhetőségen múlik.
